TIETOSUOJASELOSTE - IKIGAI ASSESSMENTS OY

1. REKISTERINPITÄJÄ

IKIGAI Assessments Oy
Y-tunnus: 3139725-8

2. TIETOSUOJAVASTAAVA

Elina Suutarinen
IKIGAI Assessments Oy
Eteläesplanadi 2
00130 Helsinki
p. 040 078 4091
elina@ikigai-assessments.fi

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE JA TARKOITUS

Rekisterinpitäjä kerää ja käsittelee henkilötietoja vain siltä osin, kuin se on tarpeellista rekisterinpitäjän liiketoiminnan kannalta palvelujen tarjoamiseksi ja kehittämiseksi. Rekisterinpitäjä kerää ja käsittelee henkilötietoja henkilöarviointipalvelujen tuottamiseksi ja tarjoamiseksi, sekä näiden palveluiden kehittämiseksi, asiakasviestinnän ja -suhteiden hoitamiseksi ja markkinoinnin toteuttamiseksi.

3.1  Yksityishenkilöt

Rekisteriin kerätään psykologisiin henkilöarviointeihin osallistuvien yksityishenkilöiden tietoja, joita käytetään IKIGAI Assessments Oy:n asiakkaiden toimeksiannoissa henkilöarviointien suorittamiseksi. Henkilöt luovuttavat tiedot rekisteriin omalla suostumuksellaan ja rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Kerättyjen tietojen tarkoitus on tukea työssä menestymisen edellytysten arviointia ja työssä kehittymistä. Tilanteissa, joissa henkilöarviointipalvelua käytetään osana rekrytointiprosessia, voi tietojen antamatta jättäminen voi johtaa rekrytointiprosessin keskeytymiseen. IKIGAI Assessments Oy seuraa arviointimenetelmiensä toimivuutta ja henkilöarviointiensa onnistumista tehden seurantatutkimusta sekä menetelmien kehitystyötä. Menetelmä-, kehitys- ja tutkimustarkoituksiin käytettäessä tietoja käsitellään anonymisoituina siten, että yksittäistä vastaajaa ei pystytä henkilöimään tai tunnistamaan.

3.2 Asiakasyritysten edustajat

Rekisteriin kerätään tietoa asiakasyritysten ja potentiaalisten asiakasyritysten edustajilta laskutuksen, asiakasviestinnän ja -suhteiden hoitamiseksi, palveluiden tuottamiseksi, markkinoinnin toteuttamiseksi, palveluista tiedottamiseksi sekä palveluiden kehittämiseksi.

4. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Rekisterinpitäjä kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Henkilöarviointiin osallistuvilta yksityishenkilöiltä henkilötietoja kerätään pääasiassa henkilöltä itseltään palveluiden käytön yhteydessä. Henkilön omalla suostumuksella rekisterinpitäjä voi kerätä henkilöä koskevaa tietoa suosittelijoilta sekä muilta, henkilön erikseen nimeämiltä henkilöiltä. Tyypillisesti henkilöltä kerättyjä tietoja ovat:

  • yhteystiedot
  • ansioluettelo
  • työhistoria
  • koulutus
  • suosittelijoiden nimet
  • haastattelussa annetut tiedot
  • persoonallisuustestien, kognitiivisten testien ja henkilöarvioinnissa käytettävien kyselylomakkeiden tulokset.

Rekisterinpitäjä kerää seuraavia tietoja asiakasyrityksistä ja niissä työskentelevistä henkilöistä: nimi, yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköposti), työpaikka ja työtehtävä. Myös tilaustiedot, tiedot tapaamisista ja yhteydenpidosta, tiedon tilatuista uutiskirjeistä, asiakasyrityksen luotto- ja maksutiedot ja asiakaspalautteet kerätään.

Potentiaalisista asiakasyrityksistä ja niissä työskentelevistä henkilöistä rekisterinpitäjä kerää sähköpostiosoitteen, sekä mikäli potentiaalinen asiakas haluaa ilmoittaa, myös seuraavat tiedot: henkilön nimi, yritys, puhelinnumero sekä palvelut joista hän on kiinnostunut.

5. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA SIIRROT

Toimeksiantosuhteessa asiakkaisiinsa rekisterinpitäjä saattaa luovuttaa henkilöarviointiin osallistuneiden yksityishenkilöiden henkilötietoja henkilön suostumuksella asiakkailleen toimeksiannon toteuttamisen edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterinpitäjä luovuttaa tietoja alihankkijoinaan käyttämille kolmansille osapuolille, jotka ovat arviointimenetelmien tuottajia (tarkempi lista alihankkijoista saatavilla pyynnöstä). Vastaaja hyväksyy tämän luovuttaessaan tietoja. Henkilötietojen käsittely tapahtuu pääosin Euroopan talousalueella. Jotkin rekisterinpitäjän yhteistyökumppanit käsittelevät tietoja EU:n ulkopuolella. Kaikki palveluntarjoajat ovat sitoutuneita noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

Asiakasyritysten ja potentiaalisten asiakasyritysten henkilötietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän palvelukokonaisuuden tuottamiseen osallistuvien tahojen ulkopuolelle. Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

6. HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Rekisterinpitäjä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän tavoitteen varmistamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, tietojärjestelmien käyttäjätunnusten huolellinen hallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä työntekijöillä on työsopimuslain (55/2001) ja niitä täydentävien salassapitosopimusten perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

7. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Rekisterinpitäjä noudattaa säilytysajoissa aina lainsäädännön asettamia rajoja.

Henkilöarviointiin osallistuneiden yksityishenkilöiden tiedot säilytetään rekisterissä enintään kaksi vuotta laskettuna henkilöarvioinnin toteuttamispäivästä. Tämän jälkeen tiedot joko hävitetään tai anonymisoidaan.

8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio hänen henkilötiedoistaan. Rekisterinpitäjän vastaa rekisteröidylle ilman aiheetonta viivytystä, 30 päivän kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot korjataan. Pyyntö on tehtävä kirjallisesti rekisteristä vastaavalle. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos

  1. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty; tai
  2. henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos

  1. rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;
  2. käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai
  3. rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutetun toimisto. Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

9. EVÄSTEIDEN KÄYTTÖ

Rekisterinpitäjä käyttää sivustollaan evästeitä (cookies). Käyttämällä rekisterinpitäjän sivustoja hyväksyt evästeiden käytön. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka tietokone, puhelin tai tabletti tallentaa verkkosivuston käyttäjän laitteelle. Evästetietojen hyödyntäminen edellyttää palvelussa uudelle käyttäjälle näytettävän evästeviestin mukaisesti sitä, että käyttäjä on hyväksynyt evästeet käyttämällä rekisterinpitäjän verkkopalvelua. Evästeiden käyttäminen on yleinen käytäntö useimmissa verkkosivustoissa.

Rekisterinpitäjä käyttää evästeitä:

  • verkkosivujen käyttökokemuksen parantamiseen,
  • henkilökohtaisten asetustesi muistamiseen,
  • olennaisen sisällön ja tiedon tarjoamiseen,
  • verkkosivujen turvallisuuden varmistamiseen, ja
  • tilastotietojen keräämiseen verkkosivujemme käytöstä ja mainonnan tehokkuuden mittaamiseen.

Voit tyhjentää evästeet käyttämäsi laitteen selaimen asetuksista. Tällöin tunniste, jolla sinusta kerätään tietoa, vaihtuu. Sinulla on myös mahdollisuus estää evästeiden käyttö kokonaan muuttamalla käyttämäsi laitteen selaimen asetuksia. Evästeiden estäminen saattaa vaikuttaa rekisterinpitäjän palveluiden toiminnallisuuteen. Mikäli päätät estää evästeet, et välttämättä voi täysin hyödyntää rekisterinpitäjän tarjoamia verkkopalveluja.

Käyttäjäseuranta

Rekisterinpitäjä käyttää verkkosivustoillaan Google Analytics -seurantaohjelmaa, jonka avulla saadaan tietoa liikkeistäsi rekisterinpitäjän verkkosivustoilla. Tähän tarkoitukseen Google Analytics käyttää evästeitä, jolloin verkkosivuston käytöstä evästeillä luotu tieto siirtyy ja tallentuu Googleen. Rekisterinpitäjä käyttää Google Analyticsissä IP-osoitteiden salausta. Google Analyticsin käyttöehtojen mukaan Google ei yhdistä rekisteröityjen IP-osoitteita mihinkään muuhun Googlessa säilytettävään tietoon. Lisätietoja ohjelmasta löydät täältä: http://www.google.com/analytics/

Rekisterinpitäjä käyttää verkkosivustoillaan myös Leadfeeder -seurantaohjelmaa, jonka avulla saadaan tietoa liikkeistäsi rekisterinpitäjän verkkosivustoilla. Tähän tarkoitukseen Leadfeeder käyttää evästeitä, jolloin verkkosivuston käytöstä evästeillä luotu tieto siirtyy ja tallentuu www.leadfeeder.com -sivulle. Lisätietoja ohjelmasta löydät täältä: https://www.leadfeeder.com/privacy/

10. TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖJEN MUUTTAMINEN

Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja voi sen johdosta joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tietosuojakäytäntöään. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen.

Mikäli muutokset pitävät sisällään uusia tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle tai muutoin muuttuvat merkittävästi, rekisterinpitäjä ilmoittaa niistä etukäteen ja pyytää tarvittaessa suostumuksen.